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Solutions · automatisation

Agence intelligence artificielle à Genève.
Capter, préparer, relancer, sans ressaisie.

C'est le maillon où se perd le plus d'argent dans une PME, parce qu'il dépend entièrement de la disponibilité de quelqu'un. Nous le prenons en charge de bout en bout, avec un endroit précis où vous validez avant que quoi que ce soit sorte.

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Automatisation du suiviPME romandes de 5 à 50 personnesGenève · Lausanne
Schéma
Schéma en nuit et or : cinq jalons numérotés, veille, script, design, scoring et validation, reliés par un trait. Les quatre premiers portent une coche, le cinquième un sablier, et sous chacun une vignette figure l'écran correspondant.
Schéma. Les cinq temps d'une chaîne de publication, où rien ne part tant que le dernier temps n'a pas été validé par une personne.

Ce que l'automatisation fait dans une PME,
et ce qu'elle ne fait pas.

Une demande arrive un vendredi soir, elle est traitée le mardi, et le client a déjà appelé ailleurs.

Le devis attend qu'une personne ait le temps de le monter, et cette personne a dix autres choses à faire.

Les relances dépendent de qui y pense, donc elles n'ont lieu que les semaines calmes.

La même information est saisie trois fois, dans la boîte mail, dans le tableur et dans le dossier client.

Ce qui se passe, en cinq temps,
entre une demande et son traitement.

Processus
01

Réception

Ce qui entre

Toute demande, quel que soit le canal par lequel elle arrive.

Ce que le système fait

Crée une fiche complète au même endroit, avec les champs dont vos équipes ont besoin.

Ce qui sort

Un dossier ouvert et daté, jamais une notification perdue dans une boîte mail.

02

Recoupement

Ce qui entre

La fiche qui vient d'être créée.

Ce que le système fait

Recoupe ce qu'il sait déjà et complète depuis vos outils existants.

Ce qui sort

Un dossier enrichi, sans ressaisie d'une information déjà connue.

03

Préparation

Ce qui entre

Le dossier enrichi.

Ce que le système fait

Prépare la réponse ou le devis, sur vos propres arguments.

Ce qui sort

Un brouillon prêt, qui attend. Il ne part pas seul.

04

Validation humaine

Ce qui entre

Le brouillon en attente.

Ce qu'un humain valide

Vous ouvrez, vous corrigez si nécessaire, vous validez. C'est le seul geste qui autorise la suite.

Ce qui sort

Un envoi autorisé, avec votre nom derrière.

05

Envoi et suivi

Ce qui entre

L'envoi autorisé.

Ce que le système fait

Part l'envoi, puis les relances aux échéances que vous fixez, puis la confirmation du rendez-vous.

Ce qui sort

Un dossier avancé, journalisé et horodaté à chaque étape.

Tout ce qui a été fait reste journalisé et horodaté, ce qui vous permet de remonter le fil de n'importe quel dossier.

Schéma

Un exemple concret : une boîte mail qui prépare une réponse.

Le principe du temps 04 ci-dessus, appliqué à une boîte mail : le système lit, extrait, rattache au bon dossier, prépare une réponse, puis s'arrête. Rien ne part sans relecture.

Schéma
Mécanisme d'une boîte mail autopilote01Plusieurs boîtestout ce qui arrive02Lecture etextractionadresse, montant, échéance03Le bon dossierrattaché sans clic04Réponse préparéeelle attend votre relectureAucun message ne part sans qu'une personne l'ait relu.
Schéma. Le mécanisme du temps 04 ci-dessus, appliqué à une boîte mail : quatre temps, et le quatrième attend la relecture humaine.

Quand le système se trompe,
et si vous partez.

Quand ça se trompe

Une erreur ne se découvre pas trois semaines plus tard.

Un système qui tourne finit par rencontrer un cas qu'il ne sait pas traiter. Ce qui compte n'est pas de promettre que ça n'arrivera jamais, c'est ce qui se passe à ce moment-là.

  • Le système s'arrête sur le cas qu'il ne sait pas traiter au lieu de deviner, et il le signale.
  • Qui est prévenu. Vous, directement : l'alerte vous arrive avec le dossier concerné et ce qui manque, pas à une file d'attente anonyme.
  • Où c'est journalisé. Dans le journal horodaté de la chaîne, consultable par vous, ce qui permet de remonter une anomalie jusqu'à sa cause.
  • La reprise se fait à la main sur le dossier bloqué, sans arrêter le reste de la chaîne.
Si vous partez

Ce qui a été construit chez vous vous appartient.

Une automatisation qui ne fonctionne que tant que le prestataire est là n'est pas un actif, c'est une dépendance. Nous écrivons la sortie avant de commencer le travail.

  • Les automatisations, leur configuration et leur documentation vous sont remises.
  • Elles tournent sur vos accès et sur votre infrastructure, pas sur un compte à notre nom.
  • Vos données restent exportables dans un format ouvert, à tout moment et sans nous.
  • Un autre prestataire peut reprendre la main sans repartir de zéro. C'est écrit au contrat.
Schéma
Mécanisme d'un scanner de documents01Facture oucontratmail, scan ou photo02Lectureinformations extraites03Rangé au dossiersous le bon client04Doute signaléil attend votre vérificationUne extraction douteuse est signalée plutôt qu'écrite en silence.
Schéma. Le même principe appliqué à un document reçu par mail, scan ou photo : une extraction douteuse s'arrête et se signale, elle ne s'écrit jamais en silence.

Ce qui tourne chez nous,
avant de vous le vendre.

Preuve de niveau 1
Chez nous · demandes entrantesEn production chez nous

Aucune demande sans suite

Toute demande qui nous arrive, par le site, par téléphone ou par message, crée une fiche qualifiée avant même que nous l'ouvrions, et se place dans une file où rien ne se perd.

Résultat : première réponse en 24 h ouvrées, sur toutes les entrées.
Chez nous · suivi des mandatsEn production chez nous

Ce qui traîne remonte seul

Chaque matin, les dossiers sans mouvement, les relances arrivées à échéance et les engagements non tenus remontent d'eux-mêmes, sans que personne ait à parcourir une liste.

Résultat : aucune relance ne dépend d'une mémoire humaine.
Assistant sur messageDémonstration

Le même principe s'applique à un message reçu sur Telegram ou WhatsApp : recherche dans les dossiers existants, action préparée, et rien ne s'exécute sans votre accord. Ce qui suit illustre le mécanisme, ce n'est pas la capture d'un compte client réel.

Combien coûte l'automatisation
d'un processus métier.

Transparence
Investissement

Forfait arrêté au brief, entre CHF 3 500 et CHF 12 000 selon le nombre de processus repris et l'état de vos outils.

Le montant se fixe au brief, une fois le périmètre écrit, et il ne bouge plus. Vous savez ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas avant de signer. L'audit qui précède ne coûte rien et ne vous engage à rien.

Questions fréquentes sur l'automatisation
et l'intelligence artificielle en PME.

Est-ce que l'IA va répondre à mes clients à ma place ?

Non. Le système prépare, vous validez, et rien ne part sans cette validation. La formulation, le prix et la relation client restent les vôtres. C'est la raison pour laquelle le point de validation est placé avec vous au début du chantier, avant toute installation.

Et si le système se trompe ?

Il s'arrête sur le cas qu'il ne sait pas traiter au lieu de deviner, et il vous alerte au moment où ça bloque, avec le dossier concerné et ce qui manque. La reprise se fait à la main sur ce dossier, sans arrêter le reste de la chaîne.

Faut-il changer nos outils ?

Dans la plupart des cas, non. La chaîne se branche sur ce que vous utilisez déjà. Si un outil ne peut pas être connecté, nous vous le disons avant de commencer, avec ce que ça change au périmètre et au prix.

Combien de temps ça me prend, à moi ?

Un premier rendez-vous de 45 minutes, puis deux à trois points de validation d'une heure pendant le chantier. Le reste se fait sans vous. Nous vous annonçons ce nombre au brief et nous nous y tenons.

Où sont hébergées nos données ?

Sur votre infrastructure et sur vos accès, avec un hébergement en Suisse quand votre activité l'exige. Vous restez propriétaire, et l'export dans un format ouvert est possible à tout moment, sans passer par nous.