Sur mesure ou logiciel du marché, comment trancher

La question qu’il ne faut pas poser

La mauvaise question est celle du prix. Un logiciel du marché à quelques dizaines de francs par utilisateur et par mois paraît toujours moins cher qu’un développement, et cette comparaison ignore ce qui coûte vraiment.

Ce qui coûte, c’est le contournement. Le champ détourné de son usage, la convention de nommage que tout le monde doit connaître, le tableur parallèle qui reprend ce que l’outil ne sait pas représenter.

Première question : vos objets existent-ils dans l’outil

Chaque métier a des objets qui lui sont propres. Un mandat, un lot, une parcelle, un dossier, une intervention, une série. La question n’est pas de savoir si le logiciel peut les stocker, mais s’il les comprend.

Un logiciel généraliste connaît des contacts, des entreprises et des affaires. Si votre métier tient dans ces trois objets, le marché suffit et nous vous le dirons.

Si vos équipes passent leur temps à traduire leur métier dans le vocabulaire de l’outil, la traduction est le coût.

Deuxième question : combien de contournements

Comptez les contournements en cours. Le champ « notes » qui contient trois informations différentes séparées par des barres obliques. Le tableur que quelqu’un tient à côté. La règle non écrite qui dit de mettre le numéro de dossier dans le titre.

Un ou deux contournements sont normaux. Au-delà de cinq, l’outil ne modélise plus votre activité, et chaque nouvelle personne doit apprendre les règles avant de pouvoir travailler.

Troisième question : que se passe-t-il si vous partez

Demandez l’export complet. Pas la liste des contacts, l’export de tout, avec les liens entre les objets et les pièces jointes.

Si l’export existe et qu’il est lisible, le logiciel du marché est un choix raisonnable même imparfait. S’il n’existe pas, vous ne louez pas un outil, vous louez l’accès à vos propres données.

Le sur-mesure ne se justifie pas par le confort. Il se justifie quand la traduction permanente coûte plus cher que la construction.

Ce que le sur-mesure ne résout pas

Un CRM construit pour vous ne corrige pas des données sales, ne remplace pas une décision d’organisation, et ne fait pas travailler des gens qui ne veulent pas de l’outil.

Il ne se justifie que lorsque le métier est stable et que les objets sont clairs. Une activité qui change de modèle tous les six mois se pilote mieux avec un outil du marché, quitte à en changer.