Reprendre des données sales sans les recopier

Trois catégories, trois traitements

Une reprise de données mélange toujours trois choses. Des erreurs de forme, des erreurs de fond, et des désaccords.

Les erreurs de forme se corrigent sans demander. Un numéro de téléphone écrit de six façons, une date au mauvais format, une casse incohérente. Personne ne conteste ces corrections et elles se documentent en une ligne.

Les erreurs de fond se signalent. Un client actif dont le dernier contact date de quatre ans, une adresse qui n’existe plus, un montant qui ne correspond à aucune facture. Ces cas se remontent, ils ne se corrigent pas.

Le désaccord, le cas le plus dangereux

Le troisième cas est le plus fréquent et le moins traité. Deux sources donnent deux valeurs différentes, et les deux sont défendables.

Le tableur commercial dit que l’affaire est gagnée, la comptabilité dit qu’aucune facture n’est partie. Les deux personnes ont raison de leur point de vue.

Trancher un désaccord à la place du client revient à décider de son organisation sans lui.

La règle que nous appliquons est de nommer la source qui fait autorité, domaine par domaine, avant la reprise. Cela prend une heure et évite des mois de méfiance envers le nouvel outil.

Ce qu’il ne faut jamais faire

Ne jamais dédupliquer automatiquement sur un nom approchant. Deux entreprises peuvent porter le même nom, deux personnes aussi, et une fusion erronée détruit une information qu’aucun export ne récupérera.

Ne jamais supprimer ce qui paraît inutile. Un champ que personne ne remplit depuis deux ans peut être celui qu’une seule personne utilise pour une obligation légale.

Ne jamais corriger sans trace. Toute correction de masse se journalise, avec l’ancienne valeur, sinon la reprise devient invérifiable.

Le champ vide est un symptôme

Un champ obligatoire vide dans la moitié des dossiers ne se remplit pas. Il se comprend.

Soit l’information n’existe pas au moment où on la demande, et c’est le formulaire qu’il faut changer. Soit personne n’en a besoin, et le champ doit disparaître. Dans les deux cas, remplir en masse avec une valeur par défaut transforme un symptôme visible en donnée fausse invisible.